Covid-19 | Versneld aan de slag met Microsoft Teams?

Raymond WigmoreNieuws

Heb (juist nu!) aandacht voor je gebruiker!

Met de huidige situatie en genomen maatregelen rond het Corona-virus zien ook wij een enorme en versnelde toename in het aantal Microsoft Teams implementaties. Tegelijkertijd zien we zowel bestaande als nieuwe klanten worstelen met het op de juiste manier introduceren van deze nieuwe werk- en denkwijze binnen de organisatie.

Zo heeft een aantal van onze klanten de afgelopen week hun Teams omgeving opgeschaald en het creëren van kanalen vrijgegeven zodat alle werknemers daar onbeperkt mee kunnen werken. De werkelijkheid is echter, dat het feitelijk aantal mensen dat meer gebruik maakt van Teams, zeer beperkt blijft. Hierdoor lijkt een groot deel van de investering die de organisatie aan deze implementaties heeft besteed niet het juiste resultaat hebben gebracht. De verwachting was dat mensen juist nu, door de acute noodzaak, meer gebruik zouden maken van deze tool.

Het probleem zit hem juist in dat verwachtingspatroon. Net zoals we nog steeds mensen op een kluitje in de supermarkt, op het strand of in het park zien staan, zien we ook dat gebruikers deze nieuwe werkelijkheid, deze nieuwe werk- en denkwijze niet vol enthousiasme omarmen. Het is algemeen bekend dat een substantieel deel van de mensen niet makkelijk omgaat met verandering en vooral in spannende tijden teruggrijpt naar vertrouwde processen en patronen.

Juist nu gaat een succesvolle implementatie nog minder over een goede technische implementatie van hard- en software. Of over het uitrollen van een standaard gebruikerstraining met uitleg over alle knoppen en functies van de applicatie. De gebruikers zijn al te druk met alle grote veranderingen in hun werk en privéleven. Zij hebben geen tijd of zien op dit moment geen noodzaak om zich vol overgave en enthousiasme te storten op een uitgebreide training en het leren van ‘weer een nieuw softwarepakket.’

Nieuwe tools beschikbaar stellen en ervan uitgaan dat de medewerker deze verandering begrijpt en gaat gebruiken is binnen organisaties één van de meest gemaakte fouten vanuit het management en de IT-afdeling. Potentieel kan deze aanpak de huidige situatie zelfs verergeren. Gebruikers zouden zich hierdoor juist nu meer buitengesloten kunnen voelen, en bang worden dat ze informatie missen of meer moeite kunnen krijgen met aansluiten bij wat er gebeurt binnen uw organisatie.

Snel en effectief implementeren van Microsoft Teams in het Corona-tijdperk,

vraagt vooral in deze tijd meer aandacht voor de gebruiker en meer aandacht voor de mens. Om deze tijd en de verandering succesvol te doorstaan moeten organisaties zorgen dat hun medewerkers zich verbonden blijven voelen met collega’s, de organisatie en hun cliënten. Nu men zo druk is met alle veranderingen in de core van hun werk en hun leven, is het nog belangrijker om je als IT-organisatie en Management Team te verplaatsten in de schoenen van de gebruikers. Zorg ervoor dat zij zich herkennen in de nieuwe werkwijze, en de versnelde wijze waarin (leer-)middelen en materialen worden gedeeld.

Iedereen kan uitleggen wat een bepaalde functie is van een knop, maar zonder de benodigde context, zonder verbinding naar de gebruikerswereld en de context van hun werkwijze, is het ingewikkeld om nieuwe technologieën te onthouden en te begrijpen. Spreek de taal van je gebruiker en vertaal hun analoge wereld naar de digitale wereld. Zorg ervoor dat je gebruikers niet alleen de technische functies van het product leert, maar laat ze ervaren wat het gebruik van de tool voor waarde toevoegt bij hun dagelijkse werk.

Aanvullende tips voor het gebruik van Teams.

Maak binnen de organisatie duidelijke afspraken over het gebruik van de verschillende tools en het gewenste gedrag. Geef daarin zelf het juiste voorbeeld. Enkele voorbeelden:

  • E-mail is voornamelijk ter vastlegging van afspraken, niet voor primaire communicatie. Voorkom dat het ‘postvak in’ volloopt, we krijgen al te veel e-mail.
  • Discussies, korte antwoorden, vragen waar een snel antwoord voor gewenst is, worden via andere kanalen gevoerd; denk daar aan Teams, Slack en Skype.
  • Indien je toch e-mail gebruikt; hou je aan een e-mail etiquette. Bijvoorbeeld; ‘to’ velden gebruik je voor mensen van wie je actie verwacht, ‘cc’ is puur ter informatie, verwacht niet dat iemand daar iets mee doet en ‘bcc’ gebruiken we nooit.
  • Ook voor online vergaderen gelden ‘vergaderetiquette.’ Kies een voorzitter, demp je microfoon en gebruik chat voor het stellen van vragen. Bij een ‘gemengde vergadering’, zowel op afstand als in een fysieke ruimte, vragen we eerst de mening of feedback van de collega’s die online meedoen, zodat we hen niet vergeten aan het eind van de vergadering.
Tot slot, vergeet niet plezier te maken!

Je medewerkers hebben op dit moment al genoeg zorgen dus zorg dat deze implementatie werkgemak en werkplezier creëert. Stel een Team samen met enthousiaste ambassadeurs en richt een ‘Koffie Café’ een ‘Vrijdag Middag Borrel’ of ‘Maandagochtend Ontbijt’ kanaal op.  Zorg ervoor dat er ook sociale interactie ontstaat en blijft via deze nieuwe middelen. Mensen hebben daar behoefte aan, juist nu! Accepteer daarnaast ook dat werk en privéleven nog meer door elkaar heen lopen; partners en kinderen zijn nu immers ook vaak thuis en zullen af en toe aandacht vragen of in beeld verschijnen, speel daarmee door bijvoorbeeld als er een kind in beeld verschijnt deze te introduceren als je persoonlijk assistent voor de dag, of als nieuwe werknemer, want ook dat hoort er vanaf dit moment gewoon bij.

Het team van Eneebel staat klaar om u te helpen met anders te veranderen en wenst iedereen veel wijsheid en kracht, maar ook verbinding en warmte toe in de komende periode!

Terug naar overzicht